Od pierwszego stycznia 2020 r. część podatników zajmująca się sprzedażą na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (dalej będziemy ją nazywać sprzedażą) będzie zobowiązana do stosowania przy rejestracji tej sprzedaży tzw. kas online - na zasadach określonych w znowelizowanej ustawie o podatku od towarów i usług. Duża część sprzedawców będzie jednak w dalszym ciągu używała kas dotychczasowych - aż do upływu terminów zapisanych w ustawie lub czasu ich śmierci technicznej.

Harmonogram wprowadzania kas online

Podatnicy, zobowiązani do stosowania kas online od 1.01.2020 r.

Od 1 stycznia 2020 r. do stosowania kas online zobowiązani będą podatnicy, prowadzący sprzedaż w zakresie:

1. świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
2. sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych.

Ważne

Termin 1.01.2020 r. i kolejne terminy obligatoryjnego stosowania kas online dotyczą tylko rejestrowania sprzedaży, wskazanej w ustawie. Przy prowadzeniu sprzedaży dotyczących wielu towarów i usług część będzie obligatoryjnie rejestrowana na kasach online, a część będzie mogła być nadal rejestrowana w kasach z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii.

Podatnicy, zobowiązani do stosowania kas online od 1.07.2020 r.

Od 1 lipca 2020 r. do stosowania kas online zobowiązani będą podatnicy, prowadzący sprzedaż w zakresie:

1. świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
2. sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Podatnicy, zobowiązani do stosowania kas online od 1.01.2021 r.

Od 1 stycznia 2021 r. do stosowania kas online zobowiązani będą podatnicy, prowadzący sprzedaż w zakresie świadczenia usług:

1. fryzjerskich,
2. kosmetycznych i kosmetologicznych,
3. budowlanych,
4. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
5. prawniczych,
6. związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej - wyłącznie w zakresie wstępu.

Istnieje zatem grupa podatników, którzy mimo, iż mają nadal sprawne i działające kasy rejestrujące, będą zobowiązani do zakupu nowych kas fiskalnych (lub instalacji odpowiedniego oprogramowania). Podatnicy ci będą mogli ponownie skorzystać z tzw. ulgi na zakup kasy (czyli zwrotu części kwoty wydatkowanej na jej zakup.

Kasy starszego typu

Kasy starszego typu będą jeszcze przez jakiś czas obecne w obrocie, przy czym musimy rozróżnić dwie daty - datę, do której podmioty produkujące i importujące kasy będą mogły sprowadzać i sprzedawać nowe urządzenia fiskalne, nie spełniające wszystkich wymogów online oraz datę, do której podatnicy będą mogli tych kas używać. Ustawa rozgranicza w niektórych sytuacjach poszczególne okresy i zasady używania tzw. „starych” kas, określając je osobno dla kas o papierowym zapisie kopii oraz dla kas o elektronicznym zapisie kopii.

Wprowadzanie kas starszego typu do obrotu - do kiedy?

Kasa rejestrująca z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących dokonywanych sprzedaży, w tym wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego, oraz musi przechowywać te dane, a w przypadku kasy z elektronicznym zapisem kopii - dodatkowo zapewniać bezpieczne ich przesyłanie na zewnętrzne nośniki danych. Aby wprowadzić kasę na rynek, producent krajowy (lub podmiot sprowadzający kasę z zagranicy) musi uzyskać dla danego typu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione przed chwilą oraz kryteria i warunki techniczne dla tych kas. A potwierdzenia te wydaje się na określony okres, który został wskazany w ustawie.

Dla kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii - potwierdzenia są wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2022 r..

Dla kasy rejestrujące z papierowym zapisem kopii - potwierdzenia są wydawane na okres do dnia 31 sierpnia 2019 r.

Wprowadzanie na rynek kasy bez ważnego potwierdzenia wiąże się z nałożeniem na producenta krajowego (lub dokonującego WNT albo importu) kary w wysokości 5000 zł zł, naliczanej od każdej kasy wprowadzonej na rynek z naruszeniem przepisów. Należy się spodziewać zatem, że podmioty odpowiedzialne doprowadzą do wycofania z obrotu poszczególnych typów kas w obowiązujących terminach.

Używanie kas starszego typu - do kiedy?

Raz kupiona kasa może podatnikowi służyć wiele lat. I jeśli nie prowadzi działalności, objętej obligatoryjną rejestracją sprzedaży z użyciem kas online, może z zakupionej kasy nadal korzystać. Należy przy tym pamiętać, że rozpoczynając ewidencję, kasę taką należy zgłosić do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy (ta procedura nie obowiązuje przy kasach online).

Uwaga!

Podatnicy, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z papierowym zapisem kopii, są obowiązani dokonywać wydruku kopii dokumentów wystawianych przy zastosowaniu tych kas.

Jeśli chodzi o maksymalny czas używania kas starszego typu, pojawia się różnica pomiędzy kasami z papierowym i elektronicznym zapisem kopii. Tej drugiej można będzie używać praktycznie aż do dnia jej śmierci technicznej. Ale w kasach z papierowym zapisem kopii nie będzie można wymieniać już pamięci fiskalnej. Po jej uszkodzeniu lub zapełnieniu kasa taka „zniknie” z rynku. Oznacza to, że kasy papierowe za ok. 5-6 lat będą praktycznie wycofane.